レスポンスとは？意味やシーン別の使い方を紹介！レスポンスを早くするコツも

仕事でもプライベートでも『レスポンス』という言葉はよく耳にします。

特にビジネスではレスポンスの早さが重要ですが、どうすれば反応を早くできるのでしょうか。

今回の記事では、レスポンスの意味やシーン別の使い方について解説します。

レスポンスを早くするコツも紹介していますので、ぜひ参考にしてくださいね。

レスポンスとは主に『返答』を意味している

レスポンスは英語のresponseをカタカナ表記したもので、主に『返答』という意味で使われています。

掲示板などでよく見かける『レス』はレスポンスを略したものですが、日本独特の略語で、英語圏では使いません。

また、メールの返信によく用いられる『Re：』はresponseの略ではなく、『～について』を意味するラテン語のressが語源とされています。

シーン別｜レスポンスの正しい使い方

レスポンスという言葉はさまざまな場面で用いられています。

ここでは、レスポンスの正しい使い方をシーン別に見てみましょう。

反応の有無や早さを表す場合

レスポンスは、ビジネスシーンでメールや仕事での反応の有無や早さを表す場合によく使われます。

会社やクライアントとのやりとりで使ったことがある人も多いかもしれませんね。

反応からその後の対応までを表す場合

レスポンスといえば『返答』を意味することが多いですが、反応からその後の対応までを表す場合もあります。

たとえば仕事を依頼されたとして、返答だけではなく仕事をやり遂げるところまでがレスポンスに含まれるというわけです。

反応や反響など相手のリアクションを表す場合

レスポンスはメールなどの直接的な返答だけでなく、反応や反響など相手のリアクションを表す場合もあります。

IT業界や自動車業界で使われる場合

レスポンスは人に対してだけでなく、機械やシステムについても使われます。

.IT業界や自動車業界で使われる場合、Webシステムを操作した際の応答時間や、自動車のエンジンやハンドルなどの反応もレスポンスといいます。

ビジネスシーンでレスポンスを早くするメリット

どんな場面でもレスポンスは早いに越したことはありませんが、特に仕事においては迅速さを求められることが多いでしょう。

ここでは、ビジネスシーンでレスポンスを早くするメリットについて解説します。

生産性が高くなる

ビジネスシーンではレスポンスが早いと、生産性が高くなるというメリットがあります。

メールであれ仕事であれ、早く取りかかればそれだけ早く終わらせられますし、次のステップにも早めに進めますよね。

信頼される

レスポンスが早まれば、周囲からも信頼されるようになります。

自分のレスポンスの早さが周りの人やチームにいい影響を与え、同僚や上司からも頼りにされるようになるからです。

メールのレスポンスが早ければ全体の進行のスピードアップに貢献できますし、自分が早く仕事を終わらせられれば、自然と他の人の作業ペースもアップするでしょう。

このようなことから、結果的に良い評価を受けやすいというメリットもあります。

相手に必要以上の負担をかけずに済む

他部署と連携して仕事を進める場合、レスポンスが早ければ相手に必要以上の負担をかけずに済みます。

仕事では担当者の連絡待ちで作業が止まることもありますが、返信が遅いといつまでも待機することになってしまいますよね。

レスポンスを早くすることで他部署の作業を止めずに済みますし、結果として関連部署全体の作業効率アップに貢献できるでしょう。

レスポンスを早くするコツ

迅速な対応は常に高く評価されるものですが、レスポンスを高めるにはどうすればよいのでしょうか。

最後に、レスポンスを早くするコツを紹介します。

仕事の優先順位を決めておく

今よりレスポンスを早くするには、仕事の手順を見直すのがおすすめです。

仕事にとりかかる前に、あらかじめ優先順位を決めておきましょう。

少しでも早く取りかかろうと手当たり次第に手をつけては、急ぎの仕事が後回しになったり、どれも中途半端になったりしてしまいがちです。

やるべき仕事を締め切り順に並べ、早いものから手をつけていけば、すべての仕事を順当に終わらせていけるでしょう。

まずは届いた内容を確認する

確認しなければならないものがたくさんあると、つい後回しにしたくなってしまいます。

しかし先延ばししてもやるべきことは変わらないので、気が乗らなくてもまずは届いた内容を確認するようにしましょう。

何をやるべきか把握できていないと、どれだけの時間が必要かもわかりません。

やるべきことがわかれば計画も立てられますし、相手にレスポンスもできるでしょう。

対応できない場合はその場で返答する

仕事内容によっては自分では手に負えないこともありますが、対応できない場合はその場で返答するようにしましょう。

時間をかければできるなら、締め切りの確認も必要です。

対応できない理由とお詫びの言葉を添えて、早めに返信しましょう。

困ったときはひとりで抱え込まず、できるだけ早めに相談するのもおすすめです。

レスポンスする時間を確保しておく

返信が必要な仕事を抱えていても、忙しいとつい後回しになってしまいがちです。

なので、ルーティンワークの一環としてレスポンスする時間を確保しておきましょう。

仕事始めにまずメールを確認する習慣をつけておけば、返信や連絡が必要な内容を見逃すことはなくなります。

相手の立場になって考えるクセをつける

仕事を円滑に進めるには、全体を見渡すことが大切です。

自分の担当だけでなく、相手の立場になって考えるクセをつけましょう。

相手にとって何が必要かを考えれば、自ずと優先順位は決まってくるはずです。

レスポンスひとつで仕事の進捗が変わることもありますし、急ぎでないとわかれば後回しにすることだってできるでしょう。

どうしても対応が遅れるようなら、その旨を早めに伝えることで対策を取ることもできるはずです。

仕事に携わっている以上、自分の行動が相手の立場に少なからず影響を与えることを常に念頭に置いておきましょう。

レスポンスとは主に返答を意味する言葉！シーン別に的確に使い分けよう！

『レスポンス』は見聞きする機会の多い言葉ですが、特にビジネスシーンでは欠かせないポイントです。

レスポンスは主に『返答』という意味で使いますが、ほかにも『反応』や『対応』『相手のリアクション』を表す場合にも用いられます。

それぞれの意味を把握して、シーン別に的確に使い分けましょう。

レスポンスを早くしたいなら、仕事の手順を見直すのがおすすめです。

全体を把握し、相手の立場になって考えれば、自分がすべきことも見えてくるはずです。

仕事をスムーズに進めるためにも、レスポンスを早くするよう心がけましょう。