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即レスとは|仕事ができる人は即レス?何分以内?身につけるコツを解説

定義
この記事は約 7 分で読めます。

連絡を受け取ったらできるだけ早く返信しておきたいもの。

返信が早いことを意味する「即レス」は人間関係を円滑にするだけでなく、仕事においても重要なスキルと判断されるポイントになります。

そこで今回の記事では、ビジネスの中で「即レス」を上手に身に付けるコツを解説していきます

 

即レスとは

「即レス」とは「即座にレスポンスすること」を略した言葉です。

主に、メールやLINEをもらってからすぐに返信することを意味します。

仕事でもプライベートでもすぐに返事がわかる「即レス」はありがたがられるもの。

とくにビジネスシーンでは、即レスできる人は仕事ができるというイメージが強く、相手に無駄なストレスを与えないためにも普段から心がけておきたいことの1つです。

上司や取引先への印象もアップするなどメリットの多い「即レス」、ビジネスマナーとしてぜひ身に付けておくことをおすすめします。

 

即レスとは何分以内のこと?

では、どのくらいの速さで返信すれば「即レス」といえるのでしょうか。

Q.即レスとは何分以内のことを指しますか?

A.

  • 1分以内…13人(男性6人・女性7人)
  • 3分以内…37人(男性17人・女性20人)
  • 5分以内…83人(男性44人・女性39人)
  • 10分以内…59人(男性29人・女性30人)
  • それ以上…8人(男性4人・女性4人)

※成人男女200人対象

成人男女200人を対象にアンケート調査したところ、4割以上の人が「5分以内」であれば即レスだと回答しました。

「10分以内」という回答も3割弱あり、少なくとも5分〜10分以内であれば「即レス」の範囲として判断してもらえそうです。

とくに検討が必要なく、すぐに回答できるような内容であれば5分前後で返信するのがベターだといえるでしょう。

 

即レスできる人は仕事ができる?

「即レス」=仕事ができるというのは本当なのでしょうか。

Q.即レスできる人は仕事ができる?

A.

  • はい…156人(男性79人・女性77人)
  • いいえ…44人(男性21人・女性23人)

※成人男女200人対象

こちらも成人男女200人に「即レスできる人は仕事ができるか?」聞いてみたところ、8割近くの人が「はい」と回答しました。

やはり仕事ができる人は返信も早く、無駄に相手を待たせるようなことはしないようです。

ビジネスシーンでのイメージアップをはかりたいなら、即レスはかなり有効だといえるでしょう。

とはいえ、ただ返信が早いだけの人というのももちろん存在します。

「即レス」だけできる人と思われないためにも、仕事内容にも手を抜かないことが大切です。

 

即レスポンスするメリット

続いて、即レスポンスすることの具体的なメリットを見ていきましょう。

 

信頼されやすくなる

メールやLINEに即レスできる人は信頼されやすくなります。

連絡してすぐ返信がくれば、その内容を受け次の作業にすぐにとりかかることができるからです

効率よく一緒に仕事しやすい人として、好感度もアップするでしょう。

 

業務の管理ができる

即レスできる人は業務の管理がしやすいというメリットがあります。

返信がなければ、周囲も仕事の進捗具合や予定を把握することができず、お互いの作業を調整するのに時間がかかってしまいます。

即レスできれば必要な情報がすぐ共有でき、スケジュールや業務の管理が各段にしやすくなるでしょう

 

コミュニケーションが深まる

即レスする人は周囲とのコミュニケーションが深まるというメリットがあります。

面倒だからと、返信を先延ばしにしていてはコミュニケーションが円滑に進みません

一方、マメに即レスするタイプの人であれば周囲とのやりとりもスムーズであり、自然とコミュニケーションも深まっていくのです。

 

迅速に問題解決ができる

迅速に問題解決ができるのも、即レスできる人のメリットでしょう。

問題の把握・解決には、一刻も早い情報共有がポイントになります。

即レスすれば早め早めに情報が仲間と共有できるため、トラブルが起こった際も迅速な対応が可能になるのです。

 

待つ側のストレスにならない

待つ側のストレスにならないというのも、即レスの大きなメリットです。

早く返信が欲しいのに相手から反応がない状況は、かなりのストレスになります

とくに職場であれば、仕事が進まずに困ってしまうことも多いです。

相手にストレスを与えないという意味でも、即レスを心がけることはビジネスシーンにおいて非常に重要です。

 

即レスを身につけるコツ

即レスしたいけど自分にはなかなか難しい…という人もいるかもしれません。

そこで、即レスを身につけるためのコツを紹介していきます。

 

仕事の優先順位を把握する

すぐ即レスできるようになるには、第一に仕事の優先順位を把握しておくことが大事です。

優先順位や納期がわかっていれば、適切なタイミングで返信することが可能になるでしょう。

しかし、優先順位が低めでも連絡がまったくなければ相手が不安になってしまいます。

一旦保留するなら「連絡は見たから後で返信する」という旨を即レスしておくことをおすすめします。

 

忙しくても一旦返事をする

あまりに業務がたてこんでいると、返信をつい後回しにしてしまいがちです。

しかし、即レスを目指すなら忙しくても一旦は返事をすることを心がけましょう。

後でと放置してしまうと、それこそ返信を忘れてしまう可能性大です。

「詳しく調べてから後ほど返信いたします」のように、何らかのレスポンスをしておけば相手も落ち着いて待つことができるはずです。

 

常に業務を整理整頓しておく

即レスできる人を目指すなら、常に業務を整理整頓しておくよう心がけてください。

返事が滞りがちな人は、そもそも整理整頓ができていないことが多いです。

机の上がごちゃごちゃ、スケジュールを自身で把握していないなど、情報や環境が整理されていないのであらゆることに時間がかかってしまうのです。

業務の整理整頓がなされれば、自然と仕事の優先順位も決まり早くレスポンスできるようになるでしょう。

 

即レスを心がけて信頼関係を築こう!

仕事でもプライベートでも、即レスができる人は好感度が高いです。

とくにビジネスシーンではレスポンスの早さは信頼度につながりやすいため、即レスできるのに越したことはないでしょう。

また即レスは自分自身の業務管理のしやすさにも影響するなど、メリットが多いです。

メールやLINEの返信が滞りがちかも…という人は、今からでも即レスを心がけることをおすすめします。

 

まとめ
  • 「即レス」とは、メールやLINEの返信を即座に返すこと
  • 5分~10分以内の返信であれば「即レス」の範疇になる
  • 即レスできる人は仕事ができる人である可能性が高い!
  • 即レスポンスすれば、周囲からの信頼されやすくなりコミュニケーションも深まるなど、メリットが多い
  • 即レスを身に付けたいなら、業務の優先順位を把握し忙しくても一旦は返信することを心がけよう

 

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小野塚 晴子

小野塚 晴子

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