『お忙しいところ恐縮ですが』の意味は？ビジネスでの使い方を例文で解説

『お忙しいところ恐縮ですが』は、ビジネスメールでよく使われる言い回しです。

しかし、頻出するフレーズだけに正しい意味や適切な使用法を理解しないまま、何となく使っているというパターンも少なくありません。

そこで今回の記事では『お忙しいところ恐縮ですが』のビジネスでの使い方を例文とともに解説していきます。

『お忙しいところ恐縮ですが』とは

まずは、『お忙しいところ恐縮ですが』の正しい意味について見ていきましょう。

『お忙しいところ恐縮ですが』の意味

『お忙しいところ恐縮ですが』とは、相手に何かを依頼したり要求したりするときに使用する言葉です。

自分の頼みのために時間を使わせてしまうことを申し訳ない、という気持ちを表すフレーズであり、すぐに本文に入るよりも丁寧な印象を与えることができます。

尊敬や丁寧さを意味する接頭語の『お』に『忙しい』と、身の縮む思いであることを示す丁寧語である『恐縮』、同じく丁寧な言い回しである『ですが』からなる『お忙しいところ恐縮ですが…』は、相手に敬意を払った言い回しであり目上の人にも使用することができます。

また、実際は相手がそこまで忙しくない場合でも社交辞令として使うことで、コミュニケーション上良い印象を与える効果もあります。

いずれにせよ上司や取引先相手に何か依頼・お願いするときは、直接的に伝えるよりも「お忙しいところ恐縮ですが」とワンクッション置いたほうが相手もより聞き入れやすくなるはずです。

『お忙しいところ恐縮ですが』の類語・丁寧な言い換え表現

『お忙しいところ恐縮ですが』は以下のように言い換えることも可能です。

『お忙しい』をやはり忙しいことの尊敬語である『ご多忙』に言い換えることで、より丁寧な印象を強めることができます。

ご多忙のほうがフォーマルな言い回しになるので、手紙などの書面や、より丁寧な言葉遣いが求められる相手に使用することが可能です。

また、ご多忙とほぼ同じ意味である『ご多用』を使ってもOKです。

『恐縮ですが』も『恐れ入りますが』『恐縮ではございますが』『恐縮至極でございますが』などに言い換えることができます。

いずれも同じような意味合いですが、より丁寧さを求められる場面では『恐縮ではございますが』『恐縮至極でございますが』といったフレーズを使うのがベターでしょう。

『お忙しいところ恐縮ですが』の英語表現

英語では『お忙しいところ恐縮ですが』のような表現はあるのでしょうか。

英語の場合、忙しいところ申し訳ないといった意味を含む「I know you are busy〜」がニュアンスの近い表現になります。

ただ、この言い回しはややくだけたものなので社内の人のように近しい相手に限定して使ったほうがよいでしょう。

もし社外の人に使うなら、より丁寧な表現である「I’m sorry to bother you but〜」です。

英語圏でのビジネスシーンでしばしば使われる表現なので、覚えておくことをおすすめします。

【例文】シーン別ビジネスにおける正しい使い方

続いては『お忙しいところ恐縮ですが』のビジネスシーンにおける適切な使い方をシーン別に紹介していきます。

業務を依頼する場合

『お忙しいところ恐縮ですが』のフレーズがもっとも使われる場面と言えば、業務を依頼する場合でしょう。

相手がどんな状況にあるかわからないため、多忙であることを考慮する必要があります。

相手方にスケジュールを確認したいときや何らかのお願いをしたい場合は、「お忙しいところ…」を付け加えることで相手の負担を気遣いながらも自分の依頼を伝えることができるでしょう。

催促する場合

お願いしていた返事がこない、あるいは相手が対応を忘れているときの催促にも『お忙しいところ恐縮ですが』のフレーズを使うことができます。

直接的に催促するよりも柔らかい印象を与えるため、相手に不要なプレッシャーをかけることを回避することが可能です。

締めの言葉として使う場合

『お忙しいところ恐縮ですが』はメールの締めの言葉として使用することができます。

相手が時間を割いてくれることへの感謝や、依頼内容へのお願いの気持ちを丁寧に伝えるためにもおすすめのフレーズです。

とくにいくつかの依頼を重ねてお願いする際には、何度も繰り返すより最後の一文として付け加えたほうがすっきりした印象になるでしょう。

【例文】ビジネスにおける正しい返答マナー

相手から『お忙しいところ恐縮ですが』と言われた場合は、どう返答するのが適切なのでしょうか。

ここではビジネスシーンにおける正しい返答マナーやポイントを解説していきます。

対面の場合

対面や電話で「お忙しいところ大変恐縮ですが」と使われた場合、相手との関係性がポイントとなります。

同僚や部下などある程度親しい相手なら、定型文として特別な反応は不要でしょう。

一方、取引先相手のように距離のある相手なら「お気遣いありがとうございます」「こちらこそよろしくお願いいたします」といった返答で自分からも敬意を示す必要があるでしょう。

メール・手紙の場合

メール・手紙、あるいはチャットでのやりとりの場合はその内容がポイントとなります。

『お忙しいところ恐縮ですが』というフレーズが通常業務の範囲の依頼で使われていた場合はあくまで定型文の一種であり、こちらも通常の挨拶と返信内容でOKです。

一方、実際に催促の意が含まれている場合や多忙なことへの気遣いが含まれていた場合は、その気持ちへの返答が必要です。

「お時間を頂いてしまい大変申し訳ございません」「お気遣いありがとうございます」など、相手の意を汲み取った一言を付け加えることをおすすめします。

『お忙しいところ恐縮ですが』の注意点

『お忙しいところ恐縮ですが』のフレーズを使う際は、以下の注意点に留意しましょう。

簡潔に要点をまとめる

『お忙しいところ恐縮ですが』を使うときは、相手に時間を取らせる際に使う言葉です。

ゆえに、このフレーズで依頼・お願いをするのなら簡潔に要点をまとめて伝える必要があります。

『お忙しいところ恐縮ですが』と申し出た後は必要以上のことを長々と話さず、具体的な要点を適切に伝えましょう。

期限や急ぎの用がある場合は、その内容もはっきり提示するのがベターです。

繰り返し使わない

『お忙しいところ恐縮ですが』のフレーズは何度も繰り返さないようにしましょう。

メールや手紙の中で何度も使うと、くどくてしつこい印象を与えてしまいます。

冒頭の挨拶として使うか、複数の依頼を一度にお願いするなら最後の締めとして使うなど1回のみにとどめたほうが丁寧な印象を与え、全体の文章のバランスも良くなります。

命令形は使わない

『お忙しいところ恐縮ですが』のフレーズを使うなら、命令形の依頼は避けるようにしましょう。

「お忙しいところ…」とへりくだっているにも関わらず、その後に「〇〇してください」と続けるのはバランスが悪く失礼な印象を与えてしまいます。

せっかく丁寧な言い回しを使っているのだから、依頼や催促だとしても「〇〇していただければ幸いです」「〇〇をお願いいたします」のように敬意を払った表現を重ねることをおすすめします。

状況によっては失礼になる

『お忙しいところ恐縮ですが』という言い方は、状況によっては失礼になるため注意が必要です。

明らかに時間がある相手に対して「お忙しいところ…」と言ってしまうと、嫌味に聞こえてしまう可能性があるからです。

例えば失業中の人・療養中の人などに使うのはNGであり、相手の状況や立場をよく考えて使い分けることが大事でしょう。

また『忙しい』という漢字は『心を亡くす』と書くため冠婚葬祭の際は不適切です。

似たような言い回しが必要なときは『お忙しい』ではなく『ご多用のところ』のような

表現に言い換えることをおすすめします。

『お忙しいところ恐縮ですが』を正しく使いこなしてビジネスに生かそう！

『お忙しいところ恐縮ですが』は前置きやクッション言葉として汎用性が高く、ビジネスシーンにおいても使い勝手の良い言葉です。

しかし、使うシーンや相手の状況に合わせる必要もあり、円滑な人間関係のためにも適切な使い方をマスターしておくことが大事です。

ぜひ上手く使いこなして、ビジネスや日常生活に役立ててくださいね。